Key points

Mail belandt meestal in de spam omdat de ontvanger niet kan controleren dat u de afzender bent; dat regelt u met SPF, DKIM en DMARC in uw DNS.
In Gmail ziet u het zelf: open een ontvangen bericht, kies Origineel weergeven en kijk of er PASS staat bij SPF en DKIM.
Een veelgemaakte fout op websites is formuliermail versturen met het adres van de bezoeker als afzender; verstuur vanaf uw eigen domein en zet dat adres op antwoorden naar.

Een offerte die nooit is aangekomen, of een klant die belt met de vraag of u nog iets zou sturen. Terwijl u het wel heeft verstuurd. Het bericht staat dan meestal in de map ongewenste mail, en daar is bijna altijd dezelfde reden voor.

Waarom een ontvanger uw mail wegzet

E-mail is ooit gebouwd zonder controle op de afzender. Iedereen kan een bericht versturen dat er uitziet alsof het van uw domein komt, en daar wordt volop misbruik van gemaakt. Gmail, Outlook en de rest hebben daarom filters die per bericht een inschatting maken: is dit echt van dit domein, en gedraagt die afzender zich als iemand die gewenste post stuurt.

Kan de ontvanger dat eerste niet vaststellen, dan gaat uw bericht naar de spammap of komt het helemaal niet aan. Dat heeft niets te maken met wat u schrijft. Het gaat om drie instellingen in de DNS van uw domein.

SPF, DKIM en DMARC in gewone taal

SPF is een lijst van servers die namens uw domein mogen versturen. Staat de server die uw bericht verstuurde er niet in, dan is dat meteen verdacht. Gebruikt u naast uw gewone mail ook een nieuwsbriefdienst of een boekhoudpakket dat facturen mailt, dan moeten die er dus ook in staan.
DKIM is een digitale handtekening die uw mailserver aan elk bericht hangt. De ontvanger controleert die handtekening met een sleutel die in uw DNS staat, en weet dan dat het bericht onderweg niet is aangepast.
DMARC zegt wat de ontvanger moet doen als SPF of DKIM niet klopt: niets, in de spam zetten of weigeren. U kunt er ook rapportages mee ontvangen, zodat u ziet wie er namens uw domein verstuurt.

Deze drie staan in uw DNS, niet in uw mailprogramma. U regelt ze dus bij de partij die uw domein of hosting beheert, en niet in Outlook.

Zelf controleren, in twee minuten

Stuur een bericht vanaf uw zakelijke adres naar een Gmail-adres. Open het daar, klik op de drie puntjes rechtsboven bij het bericht en kies Origineel weergeven. Bovenaan staat een blokje met SPF, DKIM en DMARC. Drie keer PASS is goed. Staat er FAIL of SOFTFAIL, dan heeft u de oorzaak gevonden.

Doe die test ook vanaf uw telefoon en vanuit de andere programma's waarmee u verstuurt. Het komt voor dat het vanaf kantoor goed gaat en vanaf de webmail of vanuit uw factuurpakket niet, omdat die via een andere server verstuurt.

De fout die op websites wordt gemaakt

Een contactformulier stuurt de aanvraag naar uw mailbox. Veel websites zetten daarbij het e-mailadres van de bezoeker als afzender, zodat u direct kunt antwoorden. Handig bedacht, maar voor de ontvangende server is het precies wat een vervalser doet: een bericht van gmail.com dat vanaf een webserver komt. Die berichten halen het vaak niet.

Het hoort andersom. De mail wordt verstuurd vanaf een adres op uw eigen domein, waarvoor SPF en DKIM kloppen, en het adres van de bezoeker komt in het veld antwoorden naar. U klikt dan nog steeds gewoon op beantwoorden. Op onze eigen site loopt de formuliermail daarom via een verzenddienst met een afzender op ons domein.

Andere oorzaken die we vaak zien

Een nieuw domein zonder reputatie: de eerste weken worden berichten strenger beoordeeld. Begin dan rustig en stuur niet meteen honderden mails.
Versturen met een gratis adres als afzender, dus uw naam met een gmail-adres erachter, terwijl de website anders heet. Dat oogt bij ontvangers en filters allebei zwak.
Nieuwsbrieven zonder afmeldlink. Gmail en Yahoo eisen sinds februari 2024 van grote verzenders authenticatie en een afmeldlink die met één klik werkt.
Berichten die vrijwel alleen uit een afbeelding of een link bestaan, of een onderwerp in hoofdletters met uitroeptekens.
Ontvangers die uw mail nooit openen. Reputatie is deels gedrag, dus een oude verzamellijst mailen schaadt de bezorging van uw gewone post.

Wat u nu kunt doen

Doe eerst de Gmail-test. Ziet u een FAIL, vraag dan uw hostingpartij of degene die uw DNS beheert om SPF, DKIM en DMARC in orde te maken, en geef erbij door via welke diensten u allemaal verstuurt. Dat is vaak een kwestie van een kwartier. Controleer daarna het contactformulier op uw website, want dat staat los van uw mailinstellingen.

Merkt u dat uw mail wel aankomt maar op de verkeerde plek in uw eigen programma, dan gaat het niet om deze records maar om hoe uw account is ingesteld.

Uw zakelijke mail opnieuw instellen in Outlook, op uw telefoon of in de webmail? Bekijk de stappen per programma

Written by